Los fanATIcos

2.1 Perspectiva de la Presentación

Presentación: Es el acto en el cual una persona comunica cierta información a una audiencia.

Una Presentación es también:

• Conferencia

• Discurso

• Informe de ventas

• Exposición de clase

• Etc.

Elementos que intervienen en una presentación

• Presentador: Es la persona que comunica el mensaje y, por lo tanto, asume la responsabilidad del resultado derivado de su actuación.

Debe conocer la dinámica de la comunicación y la aplicación de algunas técnicas comunicativas, como la oratoria.

Debe comunicar con seguridad y transmitir sus conocimientos con sinceridad con el fin de captar la credibilidad y confianza del público, y no solo aparentar convicción.

• Mensaje: Es el contenido de la presentación. Si el objetivo es claro y preciso, con información breve y necesaria fácilmente se asimila.

• Audiencia: Es la persona o grupos de personas a las que se presenta el mensaje. Las personas para las cuales fue preparado el contenido y material de la presentación, reunidos en un sitio específico como espectadores activos, dispuestos o no a recibir el mensaje.

Factores inmersos en las presentaciones

• Canales de Comunicación: La transmisión del mensaje se da a través de 3 canales de comunicación diferentes:

• Verbal (se refiere a las palabras que emplea el presentador)

• Vocal (características de la voz)

• Visual (se refiere a todo lo que se ve: expresiones faciales, gestos, actitudes, etc.)

• Percepción: Es la impresión o sensaciones que experimentan tanto la audiencia ante el presentador y el mensaje, como el presentador frente a la audiencia.

• Retroalimentación: Es la respuesta espontánea de la audiencia al mensaje del presentador, durante la exposición. Se puede obtener mediante sesiones de preguntas, invitar a los participantes a cuestionar o expresar sus comentarios.

Tipos de presentaciones:

Hay diversas formas de clasificar a las presentaciones:

1. Según la relación entre el presentador y la audiencia.

2. Según los objetivos que se pretenden.

Relación presentador-audiencia.

La presentación se clasifica según la relación entre el presentador y la audiencia.

• Presentación Interna: Es aquella en la que el presentador y audiencia pertenecen a la misma organización.

• Presentación Externa: En este tipo de presentación, presentador y audiencia pertenecen a organizaciones distintas.

Presentación por Objetivos

• Presentación Informativa: el objetivo es comunicar información técnica, datos científicos, resultados estadísticos o de encuestas, procedimientos, métodos o técnicas. Su principal intención es transmitir conocimientos.

• Presentación Promocional: se centra en la promoción de productos, servicios, soluciones o recomendaciones, incluso personas o proyectos. Utilizan la persuasión y pretenden modificar creencias, opiniones o tratan de influir para cambiar conductas.

• Presentación Recreativa: este tipo de presentaciones tienen propósitos más sociales que de negocios. Su misión es tratar de entretener a la audiencia en forma amena.

Atributos de una Presentación Eficaz

Presentación Eficaz: es cuando el presentador es competente, crea impresiones positivas y produce resultados exitosos.

• Sus principales atributos son:

• Capta la atención de principio a fin.

• Es significativa para las personas a las que se dirige.

• Es equilibrada.

• Su efecto es duradero.

• Motiva a las personas a actuar.

 

Objetivos de una Presentación

• A los individuos:

• Presentarse como un individuo competente, experto en su tema.

• Demostrar dominio en el proceso de comunicación oral.

• Demostrar iniciativa, organización y creatividad. – Resaltar cualidades y potencialidades como líder.

• Persuadir a otros para que acepten y adopten sus ideas.

• A las organizaciones:

• Promocionar sus servicios, programas y puntos de vista.

• Difundir internamente la información a los miembros de la organización.

• Mejorar su imagen.

2.2 Planeación de la Presentación

En una presentación eficaz, el momento de la exposición es casi al final del proceso de producción.

Antes se realiza un trabajo de planeación, diseño y elaboración.

Tareas en el proceso de la planeación

Preparar una presentación es un proceso que involucra varias tareas.

• Las acciones del presentador son:

• Planear la presentación

• Organizar el contenido

• Guiar a la audiencia

• Comprobar el resultado o efecto de lo expuesto.

 

Proceso de Planeación

La presentación, como un evento a realizar, debe ser planificado por el presentador, lo que permitirá adelantarse a los hechos, anticiparse a las condiciones que puedan surgir.

Documentación

Para lograr una mejor organización, el presentador debe documentar la fecha y el tiempo en el que está programada la presentación, el tipo y el tema de la presentación, la naturaleza y tema del congreso o evento, la ubicación y las características del escenario, el tamaño y naturaleza de la audiencia, y establecer el resultado que se espera lograr.

Identificación de contactos

Es usual que una presentación surja por invitación y la persona que convoca o la que coordina el evento sea el contacto principal que puede proveer al presentador de información útil y detallada relacionada con su participación.

Fuentes de información

Después de conocer el tema de la presentación, es importante identificar las fuentes adecuadas para recopilar la información y elaborar el contenido del mensaje.

El documento puede ser resultado de una investigación, libros, artículos de revistas, sitios en internet, etc.

Prueba de la presentación

Es conveniente realizar pruebas necesarias al material de apoyo y ensayar cómo se complementan en conjunto el presentador y el material.

La prueba y el ensayo del material tienen varios propósitos:

• Verificar la calidad, organización y cantidad del contenido en cuanto a los objetivos y el tiempo.

• Probar el diseño y funcionamiento de la presentación.

• Permite al presentador a memorizar el contenido.

• Probar el funcionamiento y manejo del equipo.

Planeación de la presentación electrónica

Una vez establecidos los aspectos generales de la presentación, como el propósito, el tema y las características de la audiencia, y después de haber recopilado y preparado la información, se puede planear la producción de la presentación electrónica, que es el apoyo visual necesario en toda exposición.

Recursos de ayuda a la planeación

Plan general de acción: es una herramienta de organización en la que se proyectan las acciones o tareas necesarias para que el proceso de presentación concluya con éxito.  En él se asignan fechas a cada una de las tareas y se indica la persona o personas responsables de realizarlas.

• Listas de planeación: Son tres formularios que ayudarán a prestar atención a los detalles que no deben olvidarse cuando se planifica la presentación.

  • Lista de Planeación Portada (Información necesaria para plantear preparativos, objetivos y plan general de acción)

  • Lista de Planeación Audiencia (características de la audiencia)

  • Lista de Planeación Lugar (instalaciones, equipamiento del lugar)