Unidad 1

HERRAMIENTAS

Los procesadores de palabras son aplicaciones de gran difusión entre los usuarios de la tecnología de la información. Cuando las opciones que integran se usan de forma adecuada contribuyen a mejorar la productividad de las personas.

Uno de los procesadores de palabras más populares y utilizadas es Word, que consiste en un procesador de textos que incluye un corrector ortográfico, diccionario de sinónimos y la posibilidad de trabajar con diversas fuentes (tipografías).

Los procesadores de palabras cuentan con diversas herramientas que nos ayudan a realizar de manera más eficaz y rápida la tarea que tenemos encomendada, entra las principales herramientas se encuentran:

Estilos

Son recursos que permiten agilizar el proceso de dar formato al texto Se define como el conjunto de especificaciones de formato establecidas y grabadas con un nombre que se asignan a elementos de texto como son caracteres, párrafos, tablas y listas.

Estos a su vez pueden ser divididos en:

Estilos predefinidos: Son estilos con los formatos más comunes incluidos en el software y disponibles por omisión
Estilos Definidos por el usuario: Son estilos que han sido creados por el usuario, por lo cual no se limita la creatividad ya que el software dispone de opciones mediante las cuales se pueden modificar o diseñar nuevos estilos.

Como se mencionó anteriormente, las herramientas nos ayudan a realizar de mejor manera nuestros trabajos, las principales ventajas del uso de estilos son:

Aplicar varias especificaciones de formato en una sola acción.
Cualquier cambio en un estilo se refleja en todos los elementos en donde se encuentre asignado.
Establecer un diseño consistente y unificado para todos los documentos personales.

Plantillas

Se definen como archivos que contienen un patrón que combina estructura, textos, imágenes y formatos. Su principal función es agilizar la tarea de elaborar documentos debido a que no se parte de cero.

Tipos de plantillas

Plantillas predefinidas: son archivos suministrados en los procesadores de palabras. Están diseñadas con los formatos y estilos apropiados para facilitar la elaboración de los documentos más comunes como son: cartas portadas para fax, memorandos e informes, entre otros.

Plantillas definidas por el usuario: El usuario puede crear sus propias plantillas. El diseño puede partir de un formato básico con un documento en blanco, de una plantilla o de cualquier otro documento existente.

Ventajas

Rapidez en la captura del texto.
Rapidez en la aplicación del formato.
Uniformidad o consistencia en la presentación de los documentos

Temas del documento

Son conjuntos de elementos de diseño que se complementan al incluir juegos armónicos de colores, selección de fuentes para encabezados y el cuerpo del texto, así como efectos gráficos de líneas y relleno.

Sus características son:

Afectan al documento completo
Pueden ser predefinidos o creados por el usuario
No afectan el contenido solo colores, fuentes y elementos del formato
Permiten consolidar una imagen al lograr crear un tema en Word y aplicarlo en Excel o Power Point

Opciones de autoedición

Autoedición es un término que se refiere a las opciones disponibles en los procesadores de palabras que automatizan la captura, corrección y formato de texto, con la finalidad de facilitar y agilizar la tarea de elaborar documentos.

Autocorrección: Revisa y corrige automáticamente errores tipográficos, ya sean palabras escritas incorrectamente o palabras en las que se hizo un uso indebido de mayúsculas.

Autoformato: Aplica formatos de manera automática al texto mientras se escribe.

Autotexto: Agiliza la elaboración de documentos al organizar y facilitar el acceso a fragmentos de textos o partes de documentos y gráficos previamente almacenados en galerías, desde donde pueden ser reutilizados o distribuidos

Etiquetas inteligentes: Son un recurso que identifica y marca tipos determinados de datos y ofrece la ejecución de acciones adecuadas a ello.

DOCUMENTOS INTERACTIVOS

Además de estas herramientas, los procesadores de palabras cuentan con la opción de crear documentos interactivos, que son documentos con formato predeterminado que integran elementos que añaden la capacidad de interacción entre el usuario y la aplicación.

Las herramientas “especiales” por así decirlo para crear este tipo de documentos son las siguientes:

Tablas

Una tabla es una estructura definida en columnas y filas, donde la intersección de una fila y una columna se identifica como celda. Las celdas pueden contener textos, gráficos, y otras tablas. La función básica es presentar datos de manera organizada.

Tablas con fórmulas: El campo = (Formula) calcula un número utilizando una formula, que es una expresión que puede contener cualquier combinación de números, operadores, funciones predefinidas y referencias a celdas.
Tablas como bases de datos: Las bases de datos almacenan la información para que se use o maneje de acuerdo con ciertos criterios. Los componentes básicos de las bases de datos son las listas o tablas, que están formadas por registros y campos. Tablas como Base de Datos. Los registros son el conjunto de datos de un elemento. Mientras que los campos corresponden a un dato específico de un registro. Los procesadores de palabras integran herramientas que permiten dar a las tablas la funcionalidad elemental de la base de datos. Se estructuran de manera que el número de columnas corresponda al número de campos y las filas (renglones) a los registros. La primera fila se llama fila de encabezados y debe de contener los nombres de los campos.

Hipervínculos

Un hipervínculo es un código de lenguaje HTML (lenguaje de marcación de hipertexto) con apariencia de texto con color y subrayado o de imagen que dirige la acción con un clic hacia otro recurso local, de red o de Internet.

Los hipervínculos, también llamados enlaces o ligas, son especialmente útiles cuando el lector consulta el documento en la pantalla del monitor, pues se añade interactividad para ampliar la información o facilitar el envío de mensajes de correo.

Documento personalizado de distribución masiva

Cuando se presenta la necesidad de comunicar o solicitar la misma información a varias personas, se utiliza la herramienta de combinar correspondencia. El resultado de combinar correspondencia es la producción de un conjunto de documentos personalizados donde se mezcla texto fijo con elementos de base de datos

Los archivos que intervienen en el proceso de combinar correspondencia son:

Documento principal: Es un archivo de Word que contiene el texto y los gráficos que permanecerán constantes, además de los campos con el código marcando el tipo y lugar donde se insertará la información de la base de datos.
Archivo origen de datos: Archivo con datos de las personas a quienes se dirigirá la correspondencia. Puede ser cualquier archivo estructurado como base de datos, formado por campos y registros.
Documento combinado: Corresponde a un archivo que contiene el conjunto de cartas, mensajes de correo electrónico, sobres o etiquetas personalizadas para cada uno de los registros de la base de datos.

Formularios electrónicos

Un formulario o forma es un papel impreso con textos y espacios donde se escriben datos. Antes de la llegada de la computadora, solían llenarse a mano o con una máquina de escribir.

Un formulario electrónico se define como una plantilla especial con formato similar al de las formas pre impresas. Está compuesto por texto estándar que no se debe modificar y por espacios llamados campos, donde se introducen los datos.

Los formularios se elaboran principalmente como:

Formularios simples: Cuyo propósito es de imprimir una forma y llenarla a mano.

Formularios electrónicos: Para llenar en pantalla e imprimir sólo los datos en una forma preimpresa. Para llenar en pantalla e imprimir tanto el texto estándar como el contenido de los campos.

Controles de formulario heredado

Los espacios o áreas reservadas para los datos variables de los formularios pueden ser los controles de contenido y los ahora llamados controles de Formulario heredados.

Tipos de controles de controles de formularios heredados.

Texto: Acepta la introducción de texto, es posible establecer su longitud como limitada o de cualquier extensión